چه زمانی به سیستم کنفرانس نیاز است؟

چه زمانی به سیستم کنفرانس نیاز است؟ (کاربرد سیستم های کنفرانس):

در نگاه اول شاید اینطور به نظر آید که کاربرد سیستم کنفرانس تنها دریافت، تقویت و بازپخش صدای سخنران در فضای اتاق جلسات است. سیستم‌ کنفرانس یکی از اساسی‌ترین ابزارهای ارتباطات در محیط کسب و کار است. این سیستم‌ها ، امکان برگزاری جلسات ، مذاکرات و ارتباطات موثر را فراهم می‌کنند. انواع مختلفی از این سیستم‌ها وجود دارد که هر کدام با ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص خود ، به نیازهای مختلف سازمان‌ها پاسخ می‌دهند. دیگر کاربرد سیستم های کنفرانس مدیریت و نظم بخشیدن به جلسات است. به این شکل که ریاست جلسه می تواند با امکاناتی که سیستم به او داده بر سخنرانی نفرات حاضر مدیریت داشته باشد. با استفاده از این اختیارات رئیس می تواند از تداخل سخنان نفرات به وسیله اعمال نظارت بر روی قابلیت استفاده از سیستم کنفرانس جلوگیری نموده و بدین ترتیب روند جلسه را مدیریت نماید. از دیگر قابلیت ها می توان به تعریف ترتیب یا صف برای افراد متقاضی سخنرانی توسط مدیر جلسه اشاره نمود.

با استفاده از سیستم های کنفرانس امکان مستند سازی جلسات مهیا می گردد. به این صورت که با ترکیب آن با سیستم ضبط تصویر می توان علاوه بر صدا ، تصویر جلسات برگزار شده را نیز برای استفاده های آتی برداشت و ذخیره نمود.
برخی از نمونه های سیستم کنفرانس توانایی های دیگر همچون رای گیری و ترجمه همزمان را نیز برای کاربران مهیا می سازند که کنفرانس ها و جلسات را از شکل سنتی خود خارج و به روندی مدرن و سطح بالا تبدیل می نمایند.

نظر به مطالب فوق که در مورد سیستم کنفرانس و کاربردهای آن عنوان شد، مشخص است در صورت عدم استفاده از این سیستمها نمی توان انتظاری برای با استفاده بهینه از سالن کنفرانس داشت. در واقع بوسیله این سیستم می توان جلساتی حرفه ای تر و با راندمان بالاتر برگزار نمود. مطلبی که حتی سازمانها و شرکت های دارای فضای جلسات کوچک را نیز به استفاده از این سیستمها سوق داده است.

انواع سیستم کنفرانس:

سیستم های کنفرانس را می توان به دو دسته کلی یعنی سیستم آنالوگ و سیستم دیجیتال بخش بندی نمود. سیستم های آنالوگ مدل قدیمی تر سیستم های کنفرانس بوده که تنها توانایی دریافت، تقویت و ارسال صدای سخنران برای پخش توسط سیستم صوتی را دارا بودند. با توجه به امکانات اندک سیستم های آنالوگ امروزه به ندرت از آنها استفاده شده و جای خود را به نمونه دیجیتال داده اند. سیستم‌های کنفرانس آنالوگ و دیجیتال از دو فناوری مختلف برای برگزاری جلسات و ارتباطات استفاده می‌کنند، هر کدام ویژگی‌ها و مزایا و معایبی خود را دارند:

۱. سیستم کنفرانس آنالوگ:
   - در سیستم آنالوگ، اطلاعات صوتی به صورت موج‌های متناوب و پیوسته انتقال می‌یابد.
   - این سیستم‌ها معمولاً از تجهیزاتی مانند میکروفون‌های آنالوگ، بلندگوها و سیستم‌های صوتی ساده تشکیل شده‌اند.
   - سیستم‌های کنفرانس آنالوگ برای برگزاری جلسات کوچک و محدود به تعداد افراد مناسب هستند و معمولاً در محیط‌های کوچک و کم‌تر پیچیده استفاده می‌شوند.
   - با این حال، کیفیت صدا در سیستم‌های کنفرانس آنالوگ ممکن است در فواصل بلند و در برابر نویز و اختلالات بیشتری کاهش یابد.

۲.سیستم کنفرانس دیجیتال:
   - در سیستم دیجیتال، اطلاعات صوتی به صورت دیجیتالی (به صورت بیت‌ها) انتقال می‌یابد.
   - این سیستم‌ها از تکنولوژی‌های پیشرفته‌تری مانند دیتاگرام‌ها ، سرورها ، و تجهیزات شبکه استفاده می‌کنند.
   - سیستم‌های کنفرانس دیجیتال عموماً دارای قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند قابلیت رمزگذاری و انتقال سریع‌تر و بهتر داده‌ها هستند.
   - این سیستم‌ها بهترین کارایی را در محیط‌های بزرگ و برای برگزاری جلسات با تعداد بیشتری افراد دارند. همچنین، در فواصل بلند، کیفیت صدا و تصویر در سیستم‌های دیجیتال حفظ می‌شود و به نویز و اختلالات کمتری حساس هستند.

در نهایت، انتخاب بین سیستم کنفرانس آنالوگ و دیجیتال بستگی به نیازها و بودجه و شرایط سازمان دارد. در صورتی که نیاز به کیفیت بالا، امنیت بیشتر و انتقال داده با سرعت بالا باشد، سیستم کنفرانس دیجیتال توصیه می‌شود.